Era janeiro de 2020 e nossa equipe de mais de 140 havia acabado de se reunir em uma grande sala de conferências de um hotel para mais um de nossos offsites bianuais. À frente estava o dia e a noite do alinhamento da equipe estratégica e, o mais importante, a construção de relacionamentos.
Hoje, vários meses e centenas de ligações do Zoom depois, tudo isso parece um luxo.
Toda a nossa vida pessoal e profissional parece ter mudado para online, assim como as reuniões e eventos da nossa empresa.
Mas mesmo dentro dos limites do mundo online, é possível realizar um evento empresarial impactante.
Nosso primeiro local remoto totalmente remoto, executado recentemente em nossa empresa, teve um feedback verdadeiramente positivo de nossos colegas, junto com um maravilhoso 5,4 / 6 em uma pesquisa de feedback.
Para inspirar você, aqui estão as 15 etapas que demos no planejamento e na facilitação deste evento virtual de dia inteiro.
FASE DE PREPARAÇÃO
1. Corte a agenda pela metade
Comparado a uma reunião em um espaço físico, o offsite virtual é um jogo totalmente novo. Online, a atenção das pessoas é muito mais suscetível a cair, portanto, não complicar a agenda é a chave aqui.
Seja simples e curto. Por exemplo, substituímos nosso programa usual de um dia inteiro por apenas três blocos de conteúdo de 60 minutos.
Começamos com a sessão mais informativa sobre a estratégia da empresa pela manhã, quando a equipe ainda estava descansada, que continuou após um longo intervalo. Concluímos o programa principal com uma sessão de perguntas e respostas interativa totalmente orientada pelas perguntas de nossa equipe.
Esta é a aparência de nossa agenda em uma visão geral:
Uma visão geral de nossa agenda virtual offsite.
2. Faça pausas longas e frequentes
Mesmo se você encurtar os blocos de conteúdo, não se esqueça de levar em consideração pausas longas e frequentes. As pessoas precisam se recarregar antes de poderem processar novas informações. Caso contrário, a fadiga do zoom pode facilmente dominá-los e desviar a atenção de seus colegas do ponto sem volta.
É por isso que criamos um intervalo de 30 minutos entre as duas sessões da manhã e um intervalo mais longo de 75 minutos para o almoço. Também encorajamos nosso pessoal a se afastar de suas telas e dar uma caminhada, para que pudessem começar o novo bloco de conteúdo novamente. Quando encerramos a parte oficial, tivemos mais 30 minutos de intervalo antes das atividades noturnas divertidas.
3. Simplifique a mensagem principal
Offsites são reuniões de alto risco. Este definitivamente era para nós. Devíamos apresentar a nova estratégia para os próximos 2-3 anos. Era fundamental para nós ter certeza de que estava claro e que ficava com nossa equipe. Por esse motivo, cortamos todo o cotão e todos os spin offs e detalhes desnecessários.
Envolvemos toda a narrativa em torno de um único tópico - nossa nova estratégia. Para torná-lo mais tangível para nossa equipe, usamos uma analogia de escalar a parede da montanha El Capitan sem uma corda (inspirado na incrível conquista de solo livre de Alex Honnold).
A equipe gostou muito do fluxo simplificado. Na verdade, muitos comentários de feedback diziam que se limitar a um tópico abrangente sem fragmentar o conteúdo tornava este site tão valioso.
4. Atribuir funções
É preciso uma equipe para entregar um local externo de sucesso. Existem quatro funções principais que você precisa assumir e se alinhar, desde o primeiro até o último momento:
Proprietário do conteúdo - normalmente é um CEO (ou outra pessoa da equipe executiva) que possui a mensagem principal. Você precisa se alinhar a eles em relação à agenda, ao conteúdo principal e ao fluxo geral.
Moderador - um bom moderador é indispensável para uma apresentação externa envolvente. Seu trabalho é facilitar a abertura, monitorar o engajamento, dar voz às perguntas da equipe e ajudar os palestrantes a transmitirem a mensagem.
Coordenador - os coordenadores são seus heróis silenciosos. Eles ajudam você a juntar todas as peças; comunique instruções à equipe, persiga os slides que faltam, monitore o bate-papo e gerencie praticamente tudo o que ocorre entre eles.
Suporte técnico - a tecnologia precisa funcionar como uma máquina bem lubrificada, caso contrário, todo o resto pode desmoronar facilmente. Para garantir que isso não aconteça, convide seu gerente de TI para supervisionar a pilha de tecnologia.
5. Configure um estúdio remoto
Isso foi uma virada de jogo para nós. Se possível, monte um pequeno estúdio em seu escritório e entregue seu local externo de lá. Não só a qualidade de áudio e vídeo foi muito melhor, mas também aumentou a energia e a vibração geral do evento dez vezes.
Também tornou todo o evento mais profissional. Como um de nossos colegas de equipe mencionou no comentário de feedback: “Realmente faz uma grande diferença ver os apresentadores de pé em um escritório, em vez de sentados atrás de sua mesa em casa”.
6. Obtenha a pilha de ferramentas certa
Falando em configuração de tecnologia, outro grande hack que mudou nosso jogo foi o uso de um único deck master que compartilhamos com todos os palestrantes antes do local externo, onde eles puderam colar seus slides.
Isso é mais útil ao compartilhar conteúdo de tela durante uma chamada de vídeo, pois você não precisa trocar de deck de apresentação - todo o conteúdo pode ser executado em um único lugar.
Assim como em todas as nossas reuniões, usamos o Google Slides junto com nosso próprio Slido para integração com o Google Slides . Isso nos permitiu colocar enquetes diretamente na apresentação e executá-las perfeitamente em um único lugar - uma ótima maneira de agilizar o envolvimento.
A propósito, aqui está a pilha de tecnologia que usamos: Zoom, Google Slides, Slido, Logitech HD Pro Webcam C920 e Jabra SPEAK 510.
7. Faça um teste com todos os líderes de equipe
Um dia antes de a cortina subir, convidamos todos os líderes de equipe funcional da empresa para uma simulação. Todos nós envolvidos entramos em uma teleconferência de 4 horas, onde repassamos todo o conteúdo que seria compartilhado durante o local externo.
O motivo pelo qual queríamos familiarizar os leads da empresa com o conteúdo era duplo:
Primeiro, para ouvir seu feedback imparcial.
Segundo, para informá-los sobre as principais mensagens que planejamos comunicar a todos.
Essa abordagem nos ajudou a alcançar o alinhamento e identificar todas as armadilhas possíveis.
FASE DE ENTREGA
8. Crie uma abertura divertida
O offsite não é uma reunião comum. Você tem todos juntos em uma chamada de vídeo. Torne-o especial.
Convide colegas com talentos especiais - músicos, quadrinhos stand-up, dançarinos, etc. - para fazer parte da abertura.
Abrimos nosso offsite com um número musical! Enquanto as pessoas se juntavam à chamada, nossa colega Zuzana fez um miniconcerto para nós em seu ukulele. Veja bem, ela é uma bola de energia com ou sem o ukulele, imagine os sorrisos que se espalham constantemente pelos rostos de nossa equipe de designers
9. Use enquetes para verificar se a equipe está seguindo
Apesar de uma história bem elaborada e do conteúdo envolvente, grandes eventos online como este tornam muito difícil para você "ler a sala".
As enquetes são seus grandes ajudantes aqui. Você pode verificar facilmente se a equipe está seguindo a mensagem principal ou obter feedback instantâneo. Em segundos, você pode coletar dados de toda a sua equipe - seja uma dúzia, cem ou mil pessoas.
Fizemos pesquisas a cada 5-10 minutos aproximadamente para engajar novamente nossa equipe e ouvir suas opiniões. Aqui estão algumas pesquisas do Slido que usamos.
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